Mais uma etapa concluída para a segurança e governança de dados no escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria.
Hoje, 08/05/2024, todos os dados relacionados a atendimentos e processos instruídos pela banca de advogados do escritório foram migrados para o novo servidor da plataforma GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos.
Relembrando que desde julho de 2022 o escritório armazena todos os documentos na plataforma M4LAW – que é o GED da M-Files. Os documentos são armazenados na chamada “nuvem”, que em poucas palavras são servidores remotos, os dados não ficam em um servidor no escritório. Isso porque os obsoletos servidores, instalados em escritórios, não possuem geralmente a proteção criptográfica, a redundância e as cópias de segurança (o chamado “back-up”), que as soluções da M-Files (GED M4LAW) possuem. A sede da empresa M-Files é na Finlândia e conta com filial nos Estados Unidos. É uma plataforma de armazenamento em “nuvem” que está presente em mais de 100 países.
Com a migração dos dados realizada em 08 de maio de 2024 para o novo servidor, disponibilizado pelo fornecedor Br-IT, do GED M4LAW, que representa o GED M-Files no Brasil, o escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria consolida a jornada de segurança e proteção de dados. Todos os colaboradores e sócios do escritório, desde as funções suporte aos advogados, passando pelos advogados do processo administrativo até o processo judicial, armazenam e gerenciam todos os documentos neste ambiente seguro do GED M4LAW.
Os documentos fluem pelo escritório de maneira digital com base nos chamados metadados. Cada arquivo é catalogado no ato do seu registro no banco de dados, ou seja, no GED M4LAW da M-Files. Assim possibilitamos criar fluxos automáticos de informação, desde o ato que o documento é recebido no escritório pela Secretaria, passando pela apreciação dos advogados, no momento da redação dos pareceres previdenciários, bem como na instrução dos processos administrativos previdenciários (INSS e Regimes Próprios de Servidores Públicos) e por fim, na instrução dos processos judiciais previdenciários.
Estamos certificados com os mais importantes e completos selos de certificação mundial em termos de segurança de dados e proteção contra crimes cibernéticos.
Esses resultados advêm do investimento incessante em Tecnologia de Informação e da adequação dos procedimentos de trabalho internos para respeitar toda esta infraestrutura de dados.
Os próximos passos são, otimizar ainda mais os fluxos internos com o uso de metadados, isso em consonância com o que se faz nos principais escritórios de advocacia em escala mundial. Desde o atendimento incial do cliente, até a última prestação de contas, os documentos são processados e arquivados com a lógica de metadados.
Ferramentas modernas e seguras de GED asseguram a otimização do tempo dos advogados, os desperdícios são minimizados, sobrando mais tempo a todo o time para realizar tarefas que realmente agregam valor para os clientes finais do Escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria.
Seguem abaixo as normas agora atendidas pelo GED
A proteção é também assegurada pela governança realizada pelo Microsoft Azure, ferramenta que assegura a proteção e rastreabilidade da manipulação e proteção dos dados estocados em servidores “na nuvem” em escala mundial.
Tendo passado por consultoria e implementação da LGPD entre os anos de 2020 e 2022, a partir de hoje, 08 de maio de 2022, o novo servidor do M-Files, proporciona aos clientes do Escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria, ainda mais proteção dos dados dos clientes. A proteção é certificada pelo amplo leque de normas internacionais dedicadas à proteção de dados digitais. Toda a arquitetura deste banco de dados é pensada desde o controle de acesso, ferramentas de auditoria, proteção com criptografia e por fim o gerenciamento da retenção dos dados ao final do processo.
Relembrando sempre que o escritório Melissa Folmann Adovocacia e Consultoria possui uma política de gerencimento de dados. O escritório está à disposição na pessoa do DPO – Data Protection Officer em caso de dúvidas e solicitação de esclarecimentos no que tange à gestão dos dados.
Curitiba, 08 de maio de 2024,
Gustavo Zimmermann Sachser
Gerente Financeiro & DPO – Data Protection Officer
MELISSA FOLMANN ADVOCACIA E CONSULTORIA